Rechnung als Privatperson in der Schweiz: Was erlaubt ist und was auf die Rechnung muss

Ja, du darfst in der Schweiz als Privatperson eine Rechnung stellen — ohne Firma, ohne Handelsregistereintrag und ohne MWST-Nummer. Eine Rechnung ist rechtlich zunächst nichts anderes als eine klare Zahlungsaufforderung, und die kann jede Person schreiben.

Die spannenderen Fragen kommen danach: Was muss auf die Rechnung, was darf nicht darauf, wie läuft das mit Steuern und AHV — und ab wann bist du eigentlich nicht mehr «Privatperson», sondern selbständig erwerbend? Genau das klären wir hier.

Wann du als Privatperson Rechnungen stellst

Typische Situationen, in denen eine Privatrechnung völlig normal ist:

• Du übernimmst einen einmaligen Auftrag: ein Logo für den Verein, ein Fotoshooting, Nachhilfestunden über ein Semester.
• Du verkaufst etwas Gebrauchtes an eine Firma oder Person, die einen Beleg braucht.
• Du hilfst einem Bekannten geschäftlich aus und er braucht für seine Buchhaltung ein sauberes Dokument.
• Du startest gerade erst und hast noch keinen Status als Selbständige oder Selbständiger.

In all diesen Fällen gilt: Rechnung schreiben ist erlaubt. Der Unterschied zur Geschäftsrechnung liegt nicht in der Erlaubnis, sondern in dem, was drauf steht — und in dem, was danach kommt (Steuern, AHV).

Was auf eine Privatrechnung gehört

Die Pflichtangaben unterscheiden sich kaum von einer normalen Rechnung — es fällt vor allem etwas weg (MWST, UID):

• dein vollständiger Name und deine Adresse
• Name und Adresse der Empfängerin oder des Empfängers
• Datum
• klare Beschreibung der Leistung oder des Verkaufs
• Betrag in CHF
• Zahlungsfrist
• deine IBAN und der Name, auf den das Konto lautet

Was nicht auf die Rechnung gehört:

• keine MWST — du darfst keine Mehrwertsteuer ausweisen, wenn du nicht im MWST-Register eingetragen bist. Wer MWST auf die Rechnung schreibt, schuldet sie grundsätzlich auch.
• keine erfundene UID- oder MWST-Nummer — als Privatperson hast du keine, und das ist völlig in Ordnung.

Ein optionaler, aber hilfreicher Zusatz: der Vermerk «Privatperson, nicht mehrwertsteuerpflichtig». Er beantwortet die häufigste Rückfrage von Firmenbuchhaltungen, bevor sie gestellt wird.

Muster: Rechnung als Privatperson

Jonas Muster
Beispielweg 5
6003 Luzern
jonas@beispiel.ch

                                        Verein Quartierfest Süd
                                        Herr Peter Beispiel
                                        Dorfstrasse 20
                                        6005 Luzern

Luzern, 2. Juli 2026

RECHNUNG

Leistung: Fotografie am Quartierfest vom 27. Juni 2026,
inkl. Bildauswahl und Übergabe von 80 bearbeiteten Bildern

Betrag: CHF 600.00

Privatperson, nicht mehrwertsteuerpflichtig.

Zahlbar innert 30 Tagen auf:
IBAN: CH00 0000 0000 0000 0000 0
Lautend auf: Jonas Muster, 6003 Luzern

Besten Dank!

Eine Rechnungsnummer ist bei einzelnen Privatrechnungen nicht zwingend — sobald du mehrere schreibst, lohnt sie sich aber auch für dich. Mehr zum sauberen Aufbau findest du im Guide Rechnung schreiben in der Schweiz. Und ja: Auch als Privatperson kannst du einen QR-Zahlteil verwenden — wie das geht, zeigt der Guide zur QR-Rechnung.

Steuern: deklarieren musst du immer

Hier gibt es keinen Graubereich: Einkommen aus Arbeit oder Dienstleistungen gehört in die Steuererklärung — auch wenn es klein ist, auch wenn es einmalig war, auch ohne Firma. Die CHF 600 aus dem Muster oben deklarierst du als Nebeneinkommen.

Eine Ausnahme ist der Verkauf gebrauchter privater Gegenstände: Wenn du dein altes Velo oder Sofa verkaufst, ist das normalerweise kein steuerbares Einkommen, sondern eine private Vermögensumschichtung. Sobald du aber gezielt einkaufst und weiterverkaufst, sieht das anders aus — dann wird aus dem Flohmarkt ein Gewerbe.

Praktischer Tipp: Leg dir von Anfang an einen Teil der Einnahmen zur Seite. Wie viel sinnvoll ist, kannst du mit dem Steuerrückstellungs-Rechner überschlagen.

AHV: die Grenzen, die du kennen solltest

Bei der AHV entscheidet nicht der einzelne Rechnungsbetrag, sondern der Charakter der Tätigkeit:

• Gelegentliche, geringfügige Einkünfte im Nebenerwerb: Liegt dein Einkommen aus selbständiger Nebenerwerbstätigkeit unter CHF 2'500 pro Jahr und bist du gleichzeitig angestellt, werden AHV-Beiträge nur auf Verlangen erhoben. Du kannst sie freiwillig abrechnen — das kann für deine spätere Rente sogar sinnvoll sein.
• Darüber oder ohne Anstellung: Dann bist du beitragspflichtig und meldest dich bei der kantonalen Ausgleichskasse (SVA) als selbständig erwerbend an. Für 2026 gilt: 10 % AHV/IV/EO-Beiträge ab rund CHF 60'500 Jahreseinkommen, darunter gestaffelt tiefer, mit einem Mindestbeitrag von CHF 530.

Was für Beiträge auf dich zukommen würden, kannst du mit dem AHV-Beitragsrechner durchspielen. Den Ablauf der Anmeldung erklärt der Guide zur AHV-Anmeldung für Selbständige.

Ab wann wird aus der Privatperson eine selbständige Tätigkeit?

Die Ausgleichskassen schauen auf das Gesamtbild. Typische Merkmale einer selbständigen Erwerbstätigkeit sind:

• du arbeitest regelmässig gegen Entgelt, nicht nur einmalig
• du trittst gegen aussen auf (Website, Visitenkarten, Inserate)
• du hast mehrere Auftraggeber oder suchst aktiv welche
• du trägst ein wirtschaftliches Risiko (eigene Infrastruktur, eigene Preise, kein Weisungsrecht eines Arbeitgebers)

Eine Faustregel für den Alltag: Die dritte Rechnung an den zweiten Kunden ist ein guter Moment, die Anmeldung anzugehen. Nicht, weil dann eine magische Grenze überschritten wäre — sondern weil ab hier offensichtlich wird, dass du regelmässig und mit Erwerbsabsicht arbeitest.

Der Wechsel ist kein Drama: Die Anmeldung bei der Ausgleichskasse ist unbürokratisch, eine Einzelfirma entsteht faktisch durch deine Tätigkeit, und ein Handelsregistereintrag wird erst ab CHF 100'000 Jahresumsatz Pflicht. Der Weg dorthin ist im Guide Einzelfirma gründen beschrieben.

Rechenbeispiel: Nachhilfe im Nebenerwerb

Sara ist zu 80 % angestellt und gibt daneben Mathematik-Nachhilfe:

• 4 Lektionen pro Monat à CHF 45 = CHF 180 pro Monat
• Jahreseinkommen aus Nachhilfe: rund CHF 2'160

Ergebnis: Sara stellt ihre Rechnungen als Privatperson, deklariert die CHF 2'160 in der Steuererklärung — und weil sie unter CHF 2'500 liegt und angestellt ist, werden AHV-Beiträge nur erhoben, wenn sie es verlangt.

Im Folgejahr verdoppelt sich ihre Nachhilfe auf rund CHF 4'300 pro Jahr. Jetzt ist sie über der Grenze: Sie meldet sich bei der Ausgleichskasse als selbständig im Nebenerwerb an und rechnet die AHV-Beiträge ordentlich ab. An ihren Rechnungen ändert sich fast nichts — nur der Vermerk «Privatperson» fällt weg.

Rechnung an eine Firma: worauf deren Buchhaltung achtet

Der häufigste Fall in der Praxis: Du stellst als Privatperson einer Firma Rechnung — für einen Auftrag, ein Foto-Honorar, einen Verkauf. Für die Firma ist deine Rechnung ein Buchhaltungsbeleg, deshalb helfen ein paar Details beiden Seiten:

• Vollständige Angaben: Firmenbuchhaltungen können mit «Rechnung von Jonas, CHF 600» nichts anfangen. Name, Adresse, Datum, Leistung, Betrag, IBAN — alles rein.
• Der Privatpersonen-Vermerk: «Privatperson, nicht mehrwertsteuerpflichtig» erspart der Kreditorenbuchhaltung die Rückfrage nach der fehlenden MWST-Nummer.
• Klare Leistungsperiode: Firmen buchen periodengerecht — «Fotografie am 27. Juni 2026» ist besser als «Fotoarbeiten».
• Wissen, dass die Firma dich melden könnte: Bezahlt dich eine Firma regelmässig als «Privatperson», stellt sich für sie die Frage, ob sie eigentlich Lohn abrechnen müsste. Seriöse Auftraggeber sprechen das Thema an — sei nicht überrascht, sondern kläre deinen Status proaktiv.

Gerade der letzte Punkt ist der Grund, warum regelmässige Zusammenarbeit mit Firmen fast automatisch in die Anmeldung als selbständig erwerbend führt: Beide Seiten wollen saubere Verhältnisse.

Verkauf oder Dienstleistung? Der steuerliche Unterschied

Nicht jede Privatrechnung ist gleich zu behandeln — es lohnt sich, zwei Fälle zu unterscheiden:

Verkauf gebrauchter privater Gegenstände: Velo, Möbel, Kamera — der Erlös ist normalerweise kein steuerbares Einkommen, sondern eine Vermögensumschichtung. Die Rechnung dient hier vor allem als Beleg für die Käuferseite. Grenze: Wer gezielt einkauft, aufbereitet und weiterverkauft, handelt gewerbsmässig — dann sind die Gewinne steuerbar und die AHV-Frage stellt sich.

Dienstleistung oder Arbeit: Nachhilfe, Fotografie, Aushilfe, Beratung — der Erlös ist immer steuerbares Einkommen, unabhängig von Betrag und Häufigkeit. Hier greifen auch die AHV-Überlegungen von oben.

Im Zweifel gilt: lieber deklarieren und die Rechnungskopie aufbewahren. Ein deklariertes Nebeneinkommen von CHF 600 kostet dich ein paar Franken Steuern — ein nicht deklariertes kostet Nerven, Nachsteuern und im dummen Fall eine Busse.

Typische Fehler bei Privatrechnungen

• MWST ausweisen ohne Registrierung: Der klassische Vorlagen-Fehler — und der teuerste. Keine MWST-Zeile, Punkt.
• Einnahmen nicht deklarieren: Kleine Beträge zu «vergessen» ist keine Bagatelle, sondern Steuerhinterziehung. Deklarieren kostet meist wenig und erspart dir Ärger.
• Regelmässig fakturieren, ohne den Status zu wechseln: Wer monatlich Rechnungen stellt und «Privatperson» draufschreibt, fällt früher oder später auf — spätestens, wenn ein Auftraggeber die Zusammenarbeit gegenüber der Ausgleichskasse erklären muss.
• Keine Kopie aufbewahren: Leg jede Rechnung ab, zusammen mit dem Zahlungseingang. Für die Steuererklärung brauchst du die Übersicht ohnehin.
• Unklare Leistungsbeschreibung: «Diverse Arbeiten, CHF 800» lädt zu Rückfragen ein — vom Empfänger und vom Steueramt.

Kurz gesagt

Als Privatperson Rechnungen stellen ist in der Schweiz erlaubt und alltäglich: Name, Adresse, Leistung, Betrag, Frist, IBAN — fertig. Keine MWST, keine UID, dafür saubere Deklaration in der Steuererklärung. Und wenn aus der Gelegenheit eine Regelmässigkeit wird, ist der Schritt zur Anmeldung als selbständig erwerbend kleiner, als er sich anfühlt.

Wie es danach weitergeht, zeigt die Themenübersicht Selbständig werden.