Donnerstag, 2. Juli 2026Stand: Juli 2026

Rechnungsvorlage Schweiz: Muster zum Kopieren, mit und ohne MWST

Du suchst eine Rechnungsvorlage für die Schweiz, die du direkt übernehmen kannst? Hier findest du ein komplettes Muster mit allen Pflichtangaben — einmal ohne MWST (der Normalfall für Selbständige unter CHF 100'000 Umsatz) und einmal mit MWST. Dazu erklären wir jedes Feld kurz, damit du weisst, warum es auf die Rechnung gehört.

Denn eine gute Vorlage nützt nur, wenn du sie richtig ausfüllst. Genau daran scheitern viele Downloads aus dem Internet: Sie sehen hübsch aus, sind aber für Deutschland gebaut oder lassen zentrale Schweizer Punkte offen.

Was auf eine Schweizer Rechnung gehört

Bevor du die Vorlage kopierst, hier die Kurzfassung. Jede Rechnung in der Schweiz sollte enthalten:

Angabe	Warum sie wichtig ist
Dein Name / Firmenname und Adresse	Die Kundschaft muss wissen, wer die Rechnung stellt
Name und Adresse der Kundschaft	Eindeutige Zuordnung, wichtig auch für deren Buchhaltung
Rechnungsdatum	Startpunkt für Zahlungsfrist und Verbuchung
Rechnungsnummer	Eindeutige Referenz für Zahlungen, Mahnungen, Ablage
Leistungsbeschreibung	Was wurde geleistet, wann, in welchem Umfang
Betrag in CHF	Klar und nachrechenbar
Zahlungsfrist	Zum Beispiel 30 Tage — ohne Frist wird Nachfassen mühsam
Zahlungsinformationen	IBAN oder QR-Zahlteil, Name der Kontoinhaberin oder des Kontoinhabers

Bist du MWST-pflichtig, kommen dazu: deine UID-Nummer mit MWST-Zusatz (Format CHE-XXX.XXX.XXX MWST), der MWST-Satz und der MWST-Betrag. Die Details zu den Pflichtangaben findest du im Guide Rechnung schreiben in der Schweiz.

Rechnungsvorlage ohne MWST (zum Kopieren)

Das ist der Normalfall für die meisten neuen Selbständigen: Solange dein Jahresumsatz unter CHF 100'000 liegt, bist du in der Regel nicht MWST-pflichtig — und deine Rechnung bleibt entsprechend schlank.

Lea Muster
Grafikdesign
Musterstrasse 12
8004 Zürich
lea@beispiel.ch
079 000 00 00

                                        Beispiel AG
                                        Frau Anna Beispiel
                                        Bahnhofplatz 1
                                        3011 Bern

Zürich, 2. Juli 2026

RECHNUNG Nr. 2026-014

Leistung: Gestaltung Firmenbroschüre, 8 Seiten
Zeitraum: Juni 2026

Pos.  Beschreibung                       Menge      Ansatz       Betrag
1     Konzept und Layout Broschüre       12.0 h     CHF 120.00   CHF 1'440.00
2     Bildbearbeitung                     3.0 h     CHF 120.00   CHF   360.00
3     Druckvorbereitung (Pauschale)                              CHF   200.00

Total                                                            CHF 2'000.00

Nicht mehrwertsteuerpflichtig.

Zahlbar innert 30 Tagen (bis 1. August 2026) auf:
IBAN: CH00 0000 0000 0000 0000 0
Lautend auf: Lea Muster, 8004 Zürich

Vielen Dank für den Auftrag!

Zwei Hinweise dazu:

Der Vermerk «Nicht mehrwertsteuerpflichtig» ist nicht zwingend, schafft aber Klarheit — besonders bei Firmenkunden, deren Buchhaltung sonst nach der fehlenden MWST fragt.
Weise keine MWST aus, wenn du keine abrechnest. Wer MWST auf die Rechnung schreibt, schuldet sie grundsätzlich auch. Das ist der teuerste Fehler, der mit heruntergeladenen Vorlagen passiert.

Rechnungsvorlage mit MWST (zum Kopieren)

Sobald du MWST-pflichtig bist, ändert sich vor allem der untere Teil der Rechnung: Netto, MWST und Total müssen sauber getrennt sein, und deine UID-Nummer mit MWST-Zusatz gehört in den Kopf.

Lea Muster
Grafikdesign
Musterstrasse 12
8004 Zürich
lea@beispiel.ch
UID: CHE-123.456.789 MWST

                                        Beispiel AG
                                        Frau Anna Beispiel
                                        Bahnhofplatz 1
                                        3011 Bern

Zürich, 2. Juli 2026

RECHNUNG Nr. 2026-014

Leistung: Gestaltung Firmenbroschüre, 8 Seiten
Zeitraum: Juni 2026

Pos.  Beschreibung                       Menge      Ansatz       Betrag
1     Konzept und Layout Broschüre       12.0 h     CHF 120.00   CHF 1'440.00
2     Bildbearbeitung                     3.0 h     CHF 120.00   CHF   360.00
3     Druckvorbereitung (Pauschale)                              CHF   200.00

Zwischentotal (netto)                                            CHF 2'000.00
MWST 8.1 %                                                       CHF   162.00
Total                                                            CHF 2'162.00

Zahlbar innert 30 Tagen (bis 1. August 2026) auf:
IBAN: CH00 0000 0000 0000 0000 0
Lautend auf: Lea Muster, 8004 Zürich

Vielen Dank für den Auftrag!

Rechenbeispiel: MWST korrekt aufschlagen

Die MWST-Sätze 2026 sind: 8.1 % (Normalsatz), 2.6 % (reduzierter Satz) und 3.8 % (Sondersatz Beherbergung). Für die meisten Dienstleistungen gilt der Normalsatz.

Nettobetrag: CHF 2'000.00
MWST 8.1 %: 2'000 × 0.081 = CHF 162.00
Rechnungstotal: CHF 2'162.00

Wichtig: Kalkuliere deine Preise so, dass die MWST von Anfang an mitgedacht ist. Wenn du bisher CHF 2'000 verrechnet hast und neu MWST-pflichtig wirst, entscheidet dein Vorgehen, ob deine Kundschaft neu CHF 2'162 zahlt oder du effektiv weniger verdienst. Mehr dazu im Guide MWST für Selbständige.

Jede Pflichtangabe kurz erklärt

Absender: Dein Name oder Firmenname plus Adresse. Bei einer Einzelfirma ohne Handelsregistereintrag reicht dein Name mit Tätigkeitsbezeichnung.

Empfänger: Vollständiger Name und Adresse. Bei Firmen idealerweise mit Ansprechperson — das beschleunigt die interne Freigabe.

Rechnungsdatum: Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst. Ab hier läuft die Zahlungsfrist.

Rechnungsnummer: Eindeutig und fortlaufend, zum Beispiel 2026-001, 2026-002. Sie hilft dir bei Zahlungseingängen, Mahnungen und der Ablage. Ein kompliziertes System brauchst du nicht — Konsistenz reicht.

Leistungsbeschreibung: Je klarer, desto weniger Rückfragen. «Beratung» ist schwach, «Workshop Social-Media-Strategie, 5. Juni 2026, halbtags» ist stark.

Betrag: Nachvollziehbar aufgeschlüsselt. Bei Stundenansätzen: Stunden × Ansatz sichtbar machen. Wenn du unsicher bist, ob dein Ansatz stimmt, hilft der Stundensatz-Rechner.

Zahlungsfrist: 30 Tage sind in der Schweiz üblich. Schreib das Fälligkeitsdatum konkret hin («zahlbar bis 1. August 2026») — das wirkt verbindlicher als «zahlbar innert 30 Tagen» allein.

Zahlungsinformationen: IBAN und der Name, auf den das Konto lautet. Noch besser: ein QR-Zahlteil.

Der QR-Zahlteil: was eine Vorlage nicht kann

Seit Oktober 2022 ersetzt die QR-Rechnung die alten Einzahlungsscheine. Der Zahlteil mit Swiss QR Code enthält alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar — deine Kundschaft scannt, prüft und zahlt in Sekunden, ohne IBAN abzutippen.

Der Haken für Vorlagen-Fans: Eine Word- oder Excel-Vorlage kann den QR-Code nicht selbst erzeugen. Der Swiss QR Code folgt einer präzisen Spezifikation (Format, Schweizerkreuz, Perforationsregeln beim Druck). Du brauchst dafür einen der folgenden Wege:

E-Banking deiner Bank: Viele Banken bieten einen QR-Generator für einzelne Rechnungen.
Rechnungssoftware: Erzeugt den Zahlteil automatisch bei jeder Rechnung.
Online-Generatoren: Für gelegentliche Rechnungen brauchbar, bei regelmässiger Nutzung mühsam.

Wie das konkret geht, zeigt der Guide QR-Rechnung für Selbständige Schritt für Schritt.

Vorlage oder Software: was passt zu dir?

Situation	Empfehlung
1–2 Rechnungen im Quartal, feste Kundschaft	Vorlage reicht vorerst
Monatlich mehrere Rechnungen	Software spart Zeit und Fehler
MWST-pflichtig	Software dringend empfohlen — MWST-Logik von Hand ist fehleranfällig
QR-Zahlteil gewünscht	Software oder Bank-Generator, Vorlage allein reicht nicht

Eine Vorlage kostet nichts und ist sofort da. Aber sie nummeriert nicht automatisch, erinnert nicht an offene Zahlungen und verbindet Rechnungen nicht mit deiner Buchhaltung. Sobald das Rechnungsvolumen steigt, ist der Wechsel auf ein Tool meist der ruhigere Weg — eine Übersicht passender Lösungen findest du im Software-Vergleich.

Die Vorlage an deine Branche anpassen

Die Grundstruktur bleibt immer gleich — was sich ändert, ist die Art der Positionen. Ein paar bewährte Anpassungen:

Dienstleistung nach Stunden (Beratung, IT, Design): Arbeite mit Stundenpositionen und lege bei grösseren Projekten eine kurze Aufstellung bei («12.0 h gemäss Stundenrapport im Anhang»). Das beantwortet die Frage «wofür genau?» bevor sie kommt.

Pauschalen (Projekte, Workshops): Eine Position pro Paket, dafür eine präzisere Beschreibung: «Workshop Social-Media-Grundlagen, 24. Juni 2026, halbtags, inkl. Vorbereitung und Unterlagen». Der Betrag braucht keine Stundenherleitung — die Beschreibung trägt die Nachvollziehbarkeit.

Handwerk und Material: Trenne Arbeit und Material in separate Positionen. Das schafft Transparenz und erleichtert dir später die Auswertung, womit du eigentlich verdienst.

Wiederkehrende Leistungen (Retainer, Abos): Ergänze den Leistungszeitraum prominent («Betreuung Website, Monat Juli 2026») und halte die Nummerierung strikt chronologisch — bei zwölf ähnlichen Rechnungen pro Kunde und Jahr ist das deine einzige Orientierung.

Versand und Ablage: der Rest des Prozesses

Die beste Vorlage nützt wenig, wenn der Prozess drumherum harzt. Drei Punkte, die sich bewähren:

Versand als PDF per E-Mail ist heute der Normalfall und rechtlich problemlos — eine Unterschrift braucht die Rechnung nicht. Verschicke nie ein bearbeitbares Word-Dokument: Es wirkt unfertig, und Beträge sollten nicht veränderbar sein.
Dateiname mit System: «2026-014_Rechnung_BeispielAG.pdf» sagt alles Nötige. Deine Ablage dankt es dir, die Buchhaltung der Kundschaft auch.
Kopie sofort ablegen und Frist notieren: Jede gestellte Rechnung gehört als Beleg in deine Ablage, zusammen mit einer einfachen Übersicht der offenen Posten. So merkst du am Tag nach Fristablauf, wo ein freundliches Nachfassen fällig ist — nicht drei Monate später.

Wenn du diese Schritte jedes Mal von Hand machst, ist das der Moment, in dem sich Software zu rechnen beginnt: Nummerierung, Versand, Ablage und offene Posten laufen dort in einem Zug.

Typische Fehler bei Rechnungsvorlagen

Deutsche Vorlagen verwenden: Umsatzsteuer, Steuernummer, Kleinunternehmerregelung nach deutschem Paragraf — alles Dinge, die es in der Schweiz so nicht gibt. Nimm eine Schweizer Vorlage.
MWST ausweisen ohne MWST-Pflicht: Wer MWST auf die Rechnung schreibt, schuldet sie grundsätzlich. Ohne Anmeldung keine MWST-Zeile.
Falscher oder alter MWST-Satz: 2026 gelten 8.1 %, 2.6 % und 3.8 %. Alte Vorlagen rechnen teils noch mit 7.7 %.
Keine oder doppelte Rechnungsnummern: Macht Ablage und Nachverfolgung unnötig chaotisch.
Vage Leistungsbeschreibung: Führt zu Rückfragen und verzögert die Zahlung.
Zahlungsfrist vergessen: Ohne Frist fehlt dir die Grundlage fürs freundliche Nachfassen.
Rechnung verschickt, aber nie abgelegt: Jede Rechnung gehört als Beleg in deine Ablage — 10 Jahre Aufbewahrung gelten auch für dich.

Kurz gesagt

Eine gute Rechnungsvorlage für die Schweiz ist unspektakulär: alle Pflichtangaben, klare Beträge, eindeutige Zahlungsfrist — und keine MWST-Zeile, wenn du nicht MWST-pflichtig bist. Kopiere das Muster oben, ersetze die Beispielangaben, und deine erste Rechnung steht.

Wenn Rechnungen bei dir zur Routine werden, lohnt sich der nächste Schritt: ein Tool, das Nummerierung, QR-Zahlteil und Ablage automatisch erledigt. Mehr Grundlagen findest du in der Themenübersicht Rechnungen.

Häufige Fragen

Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung in der Schweiz?＋

Dein Name und deine Adresse, Name und Adresse der Kundschaft, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, eine klare Leistungsbeschreibung, der Betrag, die Zahlungsfrist und deine Zahlungsinformationen. Bist du MWST-pflichtig, kommen UID-Nummer mit MWST-Zusatz sowie Satz und Betrag der MWST dazu.

Brauche ich eine Rechnungsvorlage mit oder ohne MWST?＋

Das hängt von deiner MWST-Pflicht ab. Liegt dein Jahresumsatz unter CHF 100'000, bist du in der Regel nicht MWST-pflichtig und stellst Rechnungen ohne MWST. Ab CHF 100'000 Umsatz musst du dich anmelden und MWST ausweisen.

Darf ich eine Rechnung ohne MWST stellen?＋

Ja. Wenn du nicht MWST-pflichtig bist, stellst du deine Rechnungen ohne MWST-Zeile. Wichtig ist nur, dass du keine MWST ausweist, die du gar nicht abrechnest — das wäre ein Fehler mit Folgen.

Reicht eine Word- oder Excel-Vorlage für Schweizer Rechnungen?＋

Für die ersten Rechnungen oft ja. Sobald du regelmässig fakturierst, stösst eine Vorlage an Grenzen: kein QR-Zahlteil, keine automatische Nummerierung, keine Verbindung zu Zahlungseingängen und Buchhaltung. Dann lohnt sich eine einfache Software.

Muss meine Rechnung einen QR-Code enthalten?＋

Es gibt keine allgemeine Pflicht, aber die QR-Rechnung ist seit Oktober 2022 der Schweizer Standard und hat die Einzahlungsscheine ersetzt. Viele Firmenkunden erwarten den QR-Zahlteil, weil er das Bezahlen und Verbuchen stark vereinfacht.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?＋

Geschäftsbücher und Belege — dazu gehören auch deine Rechnungen — musst du in der Schweiz 10 Jahre aufbewahren. Digital ist das erlaubt, solange die Dokumente lesbar und unverändert bleiben.

Quellen