Die unbezahlte Rechnung ist der unangenehmste Teil der Selbständigkeit. Dabei ist das Schweizer System auf der Seite der Gläubiger: Mahnwesen ist einfach strukturiert, die Betreibung ist günstig und wirkt. Was fehlt, ist oft nur der Plan – hier ist er.
Die drei Stufen im Überblick
| Stufe | Mittel | Zeitpunkt | Ziel |
|---|---|---|---|
| 1 | Zahlungserinnerung (freundlich) | 5–10 Tage nach Fälligkeit | Rechnung ist untergangen |
| 2 | Mahnung mit Frist | 10–14 Tage nach Stufe 1 | Zahlung trotz Erinnerung |
| 3 | Betreibungsbegehren | nach fruchtlosem Fristablauf | vollständige Durchsetzung |
Stufe 1 – die Zahlungserinnerung. Kurze, freundliche E-Mail, Rechnung nochmal im Anhang, kein Vorwurf. Annahme: Die Rechnung ist schlicht untergegangen – das ist der häufigste Fall. Etwa die Hälfte aller säumigen Zahlungen erledigt sich hier.
Stufe 2 – die Mahnung. Jetzt wird der Ton sachlich-fordernd: alle Rechnungsdaten (Nummer, Datum, Betrag, Fälligkeit), eine neue Frist von 10 Tagen, der Hinweis auf Verzugszins (5 % nach Art. 104 OR) und die neutrale Ankündigung der Betreibung als letzte Konsequenz. Formulieren ohne Emotion – die Vorlage-Logik dafür zeigt der Ratgeber zur Mahnung schreiben auf rechnungslösungen.ch mit herunterladbaren Textbausteinen.
Stufe 3 – die Betreibung. Viele scheuen sie zu Unrecht: Das Begehren beim Betreibungsamt kostet je nach Kanton rund CHF 20–30, braucht keinen Anwalt und wirkt. Der Zahlungsbefehl wird dem Schuldner zugestellt und gibt ihm 20 Tage zum Zahlen oder zum Rechtsvorschlag – ein Vollstreckungsversuch mit Verlustschein ist ein Eintrag, den kaum ein Kunde will.
Der Zins, der von selbst läuft
Der gesetzliche Verzugszins beträgt 5 % pro Jahr (Art. 104 OR). Zwei Details machen ihn stark:
- Bei Rechnungen mit Verfalltag läuft er automatisch ab Fälligkeit – du musst ihn nicht einmal fordern, nur einfordern tust du ihn beim Eintreiben.
- Du kannst ihn auf jede Mahnung aufschlagen: Der Kunde zahlt sonst Verzugszins auf Verzugszins.
Wann genau Verzug entsteht – und wie du den Verfalltag auf der Rechnung platzierst, damit er überhaupt ausgelöst wird – erklärt der Guide zum Rechnung schreiben.
Mahnspesen: nur mit Vereinbarung
Pauschale Mahngebühren (z. B. CHF 40 pro Mahnung) darfst du nur verrechnen, wenn sie vereinbart sind – klassisch in AGB oder Offerte. Ohne Vereinbarung bleiben dir die effektiven Kosten (Porto, Betreibungsgebühr). Der Fehler vieler Vorlagen: Szenarien mit Mahnpauschalen ohne Vertragsgrundlage erzeugen nur Gegenwehr.
Buchhalterisch sauber bleiben
Jede Stufe hat ihre Buchhaltung:
- Die offenen Posten führst du in der Debitorenliste weiter – mit Status «erinnert», «gemahnt», «betrieben».
- Eingegangene Teilzahlungen werden verbucht und dokumentieren zugleich das Schuldanerkenntnis des Kunden – wichtig für die Verjährung.
- Zahlungsausfälle nach Verlustschein werden als Aufwand (Forderungsverlust) gebucht.
Die Systematik des kompletten Mahnlaufs mit Fristen und Formulierungen beschreibt auch der Ratgeber zum 3-Stufen-Mahnplan auf gründer-schweiz.ch – und der Guide zu Betreibung und Inkasso auf selbständige.ch geht auf die Details des Betreibungsverfahrens ein, inklusive Rechtsvorschlag und Verlustschein.
Vorbeugen: die bessere Hälfte der Strategie
Die wirksamste Massnahme gegen Zahlungsausfälle passiert vor der Rechnung:
- Verfalltag statt «zahlbar innert 30 Tagen»: löst den Verzug automatisch aus
- QR-Rechnung mit Referenz: macht das Bezahlen einfacher und die Zuordnung sicher – Grundlagen im Guide zur QR-Rechnung für Selbständige
- Kundenbonität bei Neukunden: eine kurze Recherche bei grossen Projekten ersetzt teure Erfahrungen
- Akonto bei grossen Aufträgen: verlagert das Risiko weg vom Lieferanten – wie das funktioniert, steht im Guide zu Offerten
Fazit
Mahnwesen ist Prozessarbeit, keine Emotion. Wer die drei Stufen sauber durchläuft – freundlich, bestimmt, konsequent – bekommt in den meisten Fällen sein Geld, ohne einen Anwalt zu brauchen. Und wer die Rechnung von Anfang an richtig aufsetzt, reduziert die Fälle, in denen Mahnen überhaupt nötig wird.
Häufige Fragen
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben, bevor ich betreiben darf?＋
Keine einzige – rechtlich könntest du nach Fälligkeit direkt das Betreibungsbegehren stellen. In der Praxis hat sich der dreistufige Mahnlauf bewährt, weil er die Kundenbeziehung schont und als Nachweis eines fairen Vorgehens gilt.
Ab wann läuft der Verzugszins?＋
Steht auf der Rechnung ein Verfalltag, gerät der Kunde mit dessen Ablauf automatisch in Verzug (Art. 102 Abs. 2 OR) – der Zins läuft ab dann. Ohne festes Datum braucht es eine Mahnung, die den Kunden in Verzug setzt.
Was kostet eine Betreibung?＋
Eine Gebühr von meist CHF 20–30 je nach Kanton. Ein Anwalt ist nicht nötig – das Begehren stellt du selbst beim Betreibungsamt am Wohnort des Schuldners, als Beweis genügt meist eine Kopie der Rechnung.
Darf ich Mahngebühren in Rechnung stellen?＋
Nur mit vertraglicher Grundlage, etwa einer Klausel in deinen AGB oder der Offerte. Ohne Vereinbarung bleiben dir Porto und effektive Kosten – und der Verzugszins.
Was, wenn der Kunde die Betreibung bestreitet?＋
Der Schuldner kann beim Zahlungsbefehl Rechtsvorschlag erheben – dann wird vorerst nicht vollstreckt. Du kannst den Einspruch gerichtlich beseitigen lassen, etwa per Rechtsöffnung mit urkundlichem Beweis (Rechnung, Vertrag, E-Mail-Verkehr) oder per Klage. Für kleinere Forderungen bis CHF 2 000 gibt es das vereinfachte Verfahren ohne Anwalt. Viele Fälle enden aber schon mit der Zustellung des Zahlungsbefehls.
Quellen
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