Kassenbuch-Vorlage Schweiz: Bargeld einfach und sauber führen

Ein Kassenbuch ist die einfachste Form der Buchhaltung: eine chronologische Liste aller Bargeldbewegungen — was kam rein, was ging raus, wie viel liegt in der Kasse. Wenn du als selbständige Person regelmässig bar einnimmst oder bezahlst, ist es dein wichtigstes Kontrollinstrument.

Hier bekommst du eine Vorlage, die du direkt übernehmen kannst, die Regeln für eine saubere Führung — und ein Muster für Honorarrechnungen, weil Barhonorare und Kassenbuch in der Praxis oft zusammen auftauchen.

Wozu ein Kassenbuch?

Bargeld ist der blinde Fleck jeder Buchhaltung. Überweisungen dokumentiert die Bank automatisch — beim Bargeld dokumentiert niemand etwas, ausser du selbst. Genau das leistet das Kassenbuch:

• Nachvollziehbarkeit: Jede Bareinnahme und Barausgabe ist erfasst, mit Beleg.
• Kontrolle: Der rechnerische Bestand zeigt sofort, ob die Kasse stimmt.
• Steuersicherheit: Bei einer Prüfung ist lückenloses Bargeld das erste, worauf geschaut wird. Ein sauberes Kassenbuch nimmt dem Thema jede Dramatik.
• Buchhaltungsgrundlage: Die Kassenbuch-Einträge fliessen direkt in deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Wer braucht es? Alle, bei denen regelmässig Bargeld fliesst: Marktstände, Ateliers mit Direktverkauf, Coiffeur- und Kosmetikstudios, Therapeutinnen mit Barzahlung, Musiker mit Gagen. Wer ausschliesslich per Rechnung und Überweisung arbeitet, braucht kein Kassenbuch — da reicht der Bankauszug.

Kassenbuch-Vorlage zum Übernehmen

Die Struktur ist bewusst simpel — sechs Spalten reichen:

So verwendest du die Vorlage:

1. Anfangsbestand eintragen: Zähle das Bargeld in der Kasse und starte mit diesem Betrag.
2. Jede Bewegung sofort erfassen: Datum, fortlaufende Belegnummer, kurzer Text, Betrag als Einnahme oder Ausgabe.
3. Bestand fortschreiben: Neuer Bestand = alter Bestand plus Einnahme minus Ausgabe.
4. Beleg ablegen: Zu jeder Zeile gehört ein Beleg — Quittung, Kassenzettel oder Rechnungskopie. Die Belegnummer verbindet Zeile und Dokument.
5. Regelmässig zählen: Kasseninhalt zählen und mit dem Buchbestand vergleichen. Stimmt es nicht, Differenz als eigene Zeile erfassen («Kassendifferenz»).

Ob du das auf Papier, in Excel oder in einer App führst, ist zweitrangig. Entscheidend sind drei Eigenschaften: chronologisch, lückenlos, zeitnah.

Die Regeln für sauberes Bargeld

Ein paar Grundsätze, die dich vor den klassischen Bargeld-Problemen schützen:

• Der Bestand darf nie negativ werden. Eine Kasse mit minus 50 Franken gibt es physisch nicht — ein negativer Buchbestand ist immer ein Zeichen für fehlende Einträge und ein rotes Tuch bei jeder Prüfung.
• Privat und geschäftlich trennen. Entnimmst du Bargeld für private Zwecke, ist das eine Privatentnahme — als eigene Zeile erfassen, nicht einfach «verschwinden» lassen. Dasselbe umgekehrt: Privates Geld in die Kasse = Privateinlage.
• Keine stillen Korrekturen. Fehler nicht überschreiben oder löschen, sondern mit einer neuen, gekennzeichneten Zeile korrigieren («Storno Beleg K-2026-043, falscher Betrag»).
• Überschüsse regelmässig einzahlen. Grosse Bargeldbestände sind unpraktisch und riskant. Die Bareinzahlung aufs Konto erscheint im Kassenbuch als Ausgabe und auf dem Bankauszug als Eingang — die beiden Belege gehören zusammen.
• Jede Zeile hat einen Beleg. Für Bareinnahmen ohne Kassensystem heisst das: Quittung ausstellen. Wie das geht, zeigt der Guide Quittung, Beleg, Rechnung.

Honorarrechnung: das Muster für Dienstleistende

Viele, die ein Kassenbuch führen, stellen daneben Honorarrechnungen — etwa für Workshops, Beratungen oder Therapiestunden. Eine Honorarrechnung ist eine ganz normale Rechnung, bei der die Leistung in Zeit oder Pauschalen ausgedrückt wird:

Nina Muster
Ergotherapie
Beispielgasse 3
4051 Basel
nina@beispiel.ch

                                        Herr Marc Beispiel
                                        Hauptstrasse 44
                                        4102 Binningen

Basel, 2. Juli 2026

HONORARRECHNUNG Nr. 2026-058

Leistung: Ergotherapie, Einzelsitzungen
Zeitraum: Juni 2026

Pos.  Beschreibung                    Menge      Ansatz       Betrag
1     Sitzung à 60 Min.               4          CHF 130.00   CHF 520.00

Total                                                         CHF 520.00

Nicht mehrwertsteuerpflichtig.

Zahlbar innert 30 Tagen auf:
IBAN: CH00 0000 0000 0000 0000 0
Lautend auf: Nina Muster, 4051 Basel

Zahlt der Kunde die Rechnung bar, schliesst sich der Kreis zum Kassenbuch: Barzahlungsvermerk auf der Rechnung («Betrag dankend erhalten», Datum, Unterschrift), Einnahme im Kassenbuch erfassen, Rechnungskopie als Beleg ablegen. Alle Pflichtangaben und Varianten mit MWST findest du im Guide Rechnung schreiben in der Schweiz und in der Rechnungsvorlage Schweiz.

Rechenbeispiel: eine Marktwoche im Kassenbuch

Ein Keramiker verkauft samstags am Markt und gibt unter der Woche einen Töpferkurs:

• Anfangsbestand Montag: CHF 200.00
• Dienstag: Kursgeld bar erhalten, 6 × CHF 80 = CHF 480 → Bestand CHF 680.00
• Mittwoch: Ton und Glasur bar gekauft, CHF 95.40 → Bestand CHF 584.60
• Samstag: Marktverkauf CHF 720, Standmiete bar CHF 50 → Bestand CHF 1'254.60
• Montag darauf: Bareinzahlung aufs Geschäftskonto CHF 1'100 → Bestand CHF 154.60

Fünf Einträge, fünf Belege, und am Ende der Woche stimmen Kasse, Buch und Bankkonto überein. Genau diese Abstimmbarkeit ist der ganze Zweck der Übung — und sie kostet, einmal eingerichtet, wenige Minuten pro Woche.

Der Kassensturz: so stimmst du die Kasse ab

Der Kassensturz — Bargeld zählen und mit dem Buchbestand vergleichen — ist die Qualitätskontrolle deines Kassenbuchs. So gehst du vor:

1. Bargeld vollständig zählen: Noten und Münzen, am besten mit einer kleinen Zähltabelle (Anzahl × Wert pro Stückelung).
2. Mit dem Buchbestand vergleichen: Der gezählte Betrag muss dem letzten Bestand im Kassenbuch entsprechen.
3. Bei Differenz: zuerst suchen. Meist fehlt ein Eintrag (der vergessene Kaffee-Einkauf, das nicht erfasste Retourgeld). Findest du die Ursache, trägst du die fehlende Bewegung nach — mit Originaldatum im Text.
4. Unauffindbare Differenzen transparent ausbuchen: eigene Zeile «Kassendifferenz» mit dem Fehlbetrag als Einnahme oder Ausgabe. Kleine, seltene Differenzen sind menschlich; häufige oder grosse sind ein Alarmsignal für deinen Prozess.
5. Kassensturz dokumentieren: Datum, gezählter Betrag, Kürzel. Bei täglichem Barverkehr täglich, sonst mindestens am Monatsende.

Wer den Kassensturz regelmässig macht, findet Fehler nach Tagen statt nach Monaten — und genau das unterscheidet ein glaubwürdiges Kassenbuch von einer nachgebauten Excel-Fiktion.

Kassenbuch und MWST: was sich ändert

Solange du nicht MWST-pflichtig bist (unter CHF 100'000 Jahresumsatz), bleibt das Kassenbuch so einfach wie oben. Mit der MWST-Pflicht kommt eine zusätzliche Dimension dazu:

• Einnahmen nach Satz trennen: Verkaufst du Leistungen zu unterschiedlichen Sätzen (2026: 8.1 %, 2.6 %, 3.8 %), musst du die Bareinnahmen entsprechend zuordnen können — eine zusätzliche Spalte oder ein Kürzel pro Zeile reicht.
• Bruttobeträge erfassen: Im Kassenbuch stehen die tatsächlich geflossenen Beträge inklusive MWST; die Steuer rechnest du bei der Abrechnung heraus.
• Belege werden wichtiger: Für den Vorsteuerabzug auf bar bezahlten Einkäufen brauchst du Belege, die den Anforderungen genügen — bei grösseren Beträgen lieber eine Rechnung mit deinen Angaben verlangen als nur den anonymen Kassenzettel.

Spätestens hier lohnt sich Software fast immer, weil sie die Satz-Trennung und die Abrechnung automatisch erledigt. Die Grundlagen zur Abrechnung findest du im Guide MWST für Selbständige.

Wann sich der Wechsel zu Software lohnt

Die Tabelle funktioniert gut, solange dein Bargeldverkehr überschaubar bleibt. Es gibt aber einen Punkt, an dem Handarbeit mühsamer wird als ein Tool:

• du hast täglich mehrere Barbewegungen
• du bist MWST-pflichtig und musst Einnahmen nach Sätzen trennen
• du willst Kassenbuch, Bankkonto und Rechnungen in einer Übersicht statt in drei Dateien
• die Übertragung ins Jahresergebnis kostet dich jedes Mal einen Abend

Buchhaltungssoftware führt das Kassenbuch als eigenes Konto, rechnet Bestände automatisch nach und verknüpft Belege digital. Einen Überblick über passende Lösungen für Selbständige findest du im Software-Vergleich, und wie du deine Buchhaltung grundsätzlich aufsetzt, im Guide Buchhaltung starten.

Papier, Excel oder App: das richtige Werkzeug

Alle drei Varianten sind zulässig — entscheidend ist, dass du die Regeln oben einhältst. Die Unterschiede in Kürze:

• Papier-Kassenbuch: Robust und fälschungsresistent (durchgestrichene Korrekturen bleiben sichtbar). Nachteil: Du rechnest Bestände von Hand und überträgst am Jahresende alles nochmals in die Buchhaltung.
• Excel oder Google Sheets: Der pragmatische Standard für Kleinstbetriebe. Mit einer simplen Formel («Bestand = Vorzeile + Einnahme − Ausgabe») rechnet die Tabelle mit. Wichtig: Datei nicht nachträglich umbauen, Korrekturen als neue Zeilen, regelmässige Sicherungskopie.
• Buchhaltungs-App mit Kassenmodul: Verbindet Kassenbuch, Belege und Jahresabschluss — Belegfoto direkt zur Buchung, Bestände automatisch, MWST-tauglich. Sinnvoll ab regelmässigem Barverkehr.

Egal welches Werkzeug: Führe ein Kassenbuch pro Kasse, nicht drei parallel. Wenn du eine physische Ladenkasse und eine Veranstaltungskasse hast, sind das zwei getrennte Kassenbücher mit je eigenem Bestand.

Typische Fehler beim Kassenbuch

• Sammelbuchungen: «Diverse Einnahmen Juli, CHF 2'340» ist kein Kassenbucheintrag. Jede Bewegung einzeln, mit Datum und Beleg.
• Nachtragen am Monatsende: Aus dem Gedächtnis rekonstruierte Kassenbücher erkennt man sofort — und sie stimmen nie. Zeitnah erfassen, idealerweise am selben Tag.
• Negativer Bestand: Physisch unmöglich, buchhalterisch ein Alarmsignal. Sofort klären, welcher Eintrag fehlt.
• Privatentnahmen verschweigen: Bargeld aus der Kasse für den privaten Einkauf ist okay — aber nur als erfasste Privatentnahme.
• Belege ohne Nummernbezug: Ein Schuhkarton voller Quittungen ohne Verbindung zu den Einträgen hilft niemandem. Belegnummer im Buch = Nummer auf dem Beleg.
• Kassenbuch nach einem Jahr entsorgen: Es gilt die gleiche Regel wie für alle Geschäftsunterlagen — 10 Jahre Aufbewahrung.

Kurz gesagt

Ein Kassenbuch ist keine Bürokratie-Übung, sondern der einfachste Weg, Bargeld unter Kontrolle zu halten: sechs Spalten, jede Bewegung eine Zeile, jeder Eintrag ein Beleg, Bestand immer abstimmbar. Übernimm die Vorlage oben, führe sie konsequent — und wenn der Bargeldverkehr wächst, wechsle auf ein Tool, bevor die Tabelle zur Wochenendaufgabe wird.

Mehr zu Rechnungen, Quittungen und Belegen findest du in der Themenübersicht Rechnungen.