MWST vereinnahmt oder vereinbart abrechnen: Der Unterschied

Vereinbart heisst: Du schuldest die MWST in der Periode, in der du die Rechnung stellst. Vereinnahmt heisst: erst in der Periode, in der das Geld auf deinem Konto eintrifft. Vereinbart ist der gesetzliche Standard – wer nach Zahlungseingang abrechnen will, braucht dafür eine Bewilligung der ESTV.

Für den Steuerbetrag über die Jahre macht das keinen Unterschied: Am Ende versteuerst du denselben Umsatz. Der Unterschied liegt im Zeitpunkt – und damit in deiner Liquidität und im Buchhaltungsaufwand. Gerade für Selbständige, deren Kundschaft sich mit dem Zahlen Zeit lässt, ist das relevanter, als es klingt.

Dieser Guide erklärt beide Abrechnungsarten, zeigt an einem Beispiel über den Jahreswechsel, was sie konkret bewirken, und beschreibt, wie der Wechsel funktioniert.

Die zwei Abrechnungsarten im Überblick

Wichtig: Die Abrechnungsart (vereinbart/vereinnahmt) ist unabhängig von der Abrechnungsmethode (effektiv/Saldosteuersatz). Beides lässt sich kombinieren – eine Übersicht über die Methoden gibt der Guide MWST abrechnen für Selbständige.

Warum es überhaupt zwei Abrechnungsarten gibt

Der Standard «vereinbart» stammt aus der Logik der doppelten Buchhaltung: Dort entsteht der Ertrag mit der Rechnungsstellung, nicht mit der Zahlung. Für Unternehmen mit Debitorenbuchhaltung ist es deshalb am einfachsten, wenn die MWST derselben Logik folgt – die Quartalszahlen lassen sich direkt aus den Ertragskonten ziehen.

Viele kleine Selbständige führen aber gar keine Debitorenbuchhaltung, sondern eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entlang des Bankkontos – in der Schweiz liebevoll Milchbüechli-Rechnung genannt. Für sie wäre die vereinbarte Abrechnung ein Fremdkörper: Sie müssten für die MWST eine zweite Logik parallel führen. Genau dafür existiert die vereinnahmte Abrechnung – sie holt die MWST dorthin, wo diese Buchhaltungen ohnehin hinschauen: auf den Zahlungseingang.

Vereinbart: der Standard

Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten zählt das Rechnungsdatum. Stellst du im März eine Rechnung, gehört sie in die Abrechnung des ersten Quartals – egal, ob der Kunde im April oder im August zahlt.

Das passt gut, wenn:

• du ohnehin mit einer sauberen Debitorenliste (offene Posten) arbeitest
• deine Kundschaft zuverlässig und schnell zahlt
• du eine Buchhaltungssoftware nutzt, die Rechnungen und Zahlungen verknüpft

Der Preis dafür: Du lieferst die MWST unter Umständen ab, bevor du das Geld gesehen hast. Und wenn eine Rechnung nie bezahlt wird, musst du die abgelieferte MWST über eine Entgeltsminderung in einer späteren Abrechnung zurückholen.

Vereinnahmt: nach Zahlungseingang

Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten zählt der Zahlungseingang. Die Rechnung vom März, die im August bezahlt wird, gehört in die Abrechnung des dritten Quartals.

Die ESTV bewilligt diese Abrechnungsart auf Antrag – typischerweise dann, wenn du deine Buchhaltung nach Zahlungsflüssen führst, also im Stil einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung («Milchbüechli»). Genau das trifft auf viele kleine Selbständige zu.

Das passt gut, wenn:

• deine Buchhaltung im Kern deinem Bankkonto folgt
• deine Kundschaft lange Zahlungsfristen hat oder unregelmässig zahlt
• du die MWST-Rückstellung direkt vom Zahlungseingang abzweigen willst

Die Kehrseite: Auch dein Vorsteuerabzug verschiebt sich. Die MWST auf einer Lieferantenrechnung darfst du erst abziehen, wenn du sie bezahlt hast. Für die meisten Selbständigen mit überschaubaren Ausgaben ist das verschmerzbar.

Rechenbeispiel: eine Rechnung über den Jahreswechsel

Eine Beraterin stellt am 5. Dezember 2026 eine Rechnung über CHF 12’000 plus 8.1 Prozent MWST, total CHF 12’972. Der Kunde zahlt am 20. Februar 2027. Sie rechnet quartalsweise ab.

Mit vereinbarter Abrechnung:

• Die Rechnung gehört ins 4. Quartal 2026.
• Die Abrechnung ist bis Ende Februar 2027 einzureichen und zu bezahlen.
• Sie überweist der ESTV CHF 972, möglicherweise bevor der Kunde bezahlt hat – das Geld streckt sie aus eigener Tasche vor.

Mit vereinnahmter Abrechnung:

• Der Zahlungseingang vom 20. Februar gehört ins 1. Quartal 2027.
• Die Abrechnung ist bis Ende Mai 2027 fällig.
• Sie schuldet die CHF 972 erst rund drei Monate später – und erst, nachdem das Geld tatsächlich da ist.

Über beide Jahre hinweg zahlt sie exakt gleich viel MWST. Aber im Dezember-Szenario mit vereinbarter Abrechnung finanziert sie die Steuer vor – bei mehreren offenen Rechnungen summiert sich das schnell auf ein paar tausend Franken gebundene Liquidität.

Und wenn der Kunde gar nie zahlt? Angenommen, die Firma geht im März 2027 in Konkurs und die Rechnung bleibt offen. Bei vereinbarter Abrechnung hat die Beraterin die CHF 972 bereits abgeliefert – sie korrigiert den Debitorenverlust nun als Entgeltsminderung (Ziffer 235) in der nächsten Abrechnung und holt sich die MWST so zurück. Funktioniert, ist aber ein zusätzlicher Schritt, der gern vergessen geht. Bei vereinnahmter Abrechnung stellt sich das Problem gar nicht: Kein Zahlungseingang, keine deklarierte MWST, nichts zu korrigieren.

Was für kleine Selbständige besser passt

Eine einfache Entscheidungshilfe:

1. Führst du deine Buchhaltung nach Zahlungseingängen (Bankkonto als Referenz, keine offene-Posten-Liste)? Dann ist vereinnahmt fast immer die stimmigere Wahl – deine MWST-Abrechnung deckt sich dann mit deiner Buchhaltung, ohne Umrechnerei.
2. Arbeitest du mit Debitorenliste und Software, die offene Rechnungen sauber verwaltet? Dann ist vereinbart kein Problem – die Software liefert dir die Zahlen pro Quartal ohnehin.
3. Hast du lange Zahlungsfristen oder grosse Einzelrechnungen? Je grösser der Abstand zwischen Rechnung und Zahlung, desto stärker spricht die Liquidität für vereinnahmt.

Kurz: Die Abrechnungsart sollte deiner tatsächlichen Buchhaltungspraxis folgen, nicht umgekehrt. Wer beim Rechnungen schreiben und Verbuchen ohnehin dem Geldfluss folgt, macht sich mit vereinbarter Abrechnung unnötige Arbeit.

Auch die Vorsteuer folgt der Abrechnungsart

Ein Punkt, der oft vergessen geht: Die Abrechnungsart gilt symmetrisch.

• Vereinbart: Vorsteuerabzug in der Periode, in der du die Lieferantenrechnung erhalten hast.
• Vereinnahmt: Vorsteuerabzug erst in der Periode, in der du sie bezahlt hast.

Du kannst also nicht den Umsatz nach Zahlungseingang deklarieren und die Vorsteuer schon bei Rechnungserhalt abziehen. In der Abrechnung – etwa in den Vorsteuer-Ziffern 400 und 405, die im Artikel zum MWST-Formular erklärt sind – muss alles derselben Logik folgen.

Sonderfälle: Anzahlungen, Teilzahlungen, Skonto

Drei Situationen, die in der Praxis regelmässig Fragen auslösen:

• Anzahlungen: Vorauszahlungen werden in beiden Abrechnungsarten im Zeitpunkt der Vereinnahmung versteuert. Wer im Dezember eine Anzahlung für ein Projekt im Februar erhält, deklariert die MWST darauf also bereits im vierten Quartal – auch bei vereinbarter Abrechnung.
• Teilzahlungen: Bei vereinnahmter Abrechnung deklarierst du jede Teilzahlung in der Periode, in der sie eintrifft – die MWST verteilt sich entsprechend auf mehrere Abrechnungen. Bei vereinbarter Abrechnung ist die volle Rechnung bereits mit der Fakturierung deklariert.
• Skonto und Rabatte: Zieht dir ein Kunde bei der Zahlung 2 Prozent Skonto ab, versteuerst du nur das tatsächlich erhaltene Entgelt. Bei vereinbarter Abrechnung korrigierst du die Differenz als Entgeltsminderung; bei vereinnahmter Abrechnung deklarierst du von Anfang an nur den eingegangenen Betrag.

Der rote Faden: Vereinnahmt bildet die Realität deines Bankkontos ab – Korrekturen braucht es vor allem bei der vereinbarten Abrechnung, wenn Rechnung und Zahlung auseinanderlaufen.

An deinen Rechnungen ändert sich nichts

Egal, welche Abrechnungsart du wählst: Nach aussen bleibt alles gleich. Du stellst deine Rechnungen mit dem gesetzlichen MWST-Satz von 8.1 Prozent aus, mit MWST-Nummer und korrektem Ausweis von Netto, Steuer und Brutto – die Anforderungen dazu findest du im Guide Rechnung schreiben in der Schweiz. Die Abrechnungsart regelt nur, wann du diese ausgewiesene MWST gegenüber der ESTV deklarierst.

Das heisst auch: Deine Geschäftskunden können die MWST auf deiner Rechnung wie gewohnt als Vorsteuer abziehen, unabhängig davon, ob du vereinbart oder vereinnahmt abrechnest.

Die beliebte Kombination: vereinnahmt plus Saldosteuersatz

Für viele kleine Selbständige ist die Kombination aus vereinnahmter Abrechnung und Saldosteuersatz das administrativ schlankste Setup:

• Vereinnahmt bedeutet: Deine MWST-Zahlen kommen direkt aus den Zahlungseingängen auf dem Bankkonto.
• Saldosteuersatz bedeutet: Du brauchst keine Vorsteuer-Buchhaltung und rechnest nur halbjährlich ab.

Zusammen ergibt das zwei Abrechnungen pro Jahr, deren Grundlage du in wenigen Minuten aus dem Kontoauszug ziehst: Summe der Zahlungseingänge der Periode mal Saldosteuersatz, fertig. Ob diese Kombination auch finanziell aufgeht, hängt vom Vorsteuer-Vergleich ab – die Entscheidungshilfe dazu liefert der Saldosteuersatz-Guide.

So wechselst du die Abrechnungsart

Der Wechsel ist bewilligungspflichtig und läuft über die ESTV:

1. Antrag stellen – heute direkt im ESTV ePortal, im selben Service, über den du auch die Abrechnung online einreichst.
2. Voraussetzung für vereinnahmt: Du führst deine Buchhaltung nach vereinnahmten Entgelten, also nach Zahlungsflüssen.
3. Zeitpunkt: Der Wechsel erfolgt auf den Beginn einer Steuerperiode – mitten im Jahr geht es nicht.
4. Bindefrist: Die gewählte Abrechnungsart musst du mindestens eine Steuerperiode beibehalten.

Beim Übergang selbst ist Sorgfalt gefragt: Offene Rechnungen dürfen weder doppelt noch gar nicht versteuert werden. Eine kleine Checkliste für den Stichtag:

1. Liste aller offenen Kundenrechnungen per Wechseldatum erstellen (Betrag, Rechnungsdatum, erwartete Zahlung)
2. Dasselbe für offene Lieferantenrechnungen mit Vorsteuer
3. Für jede Position festhalten, in welche Abrechnung sie gehört – nach alter oder neuer Logik
4. Die erste Abrechnung nach dem Wechsel gegen diese Liste kontrollieren
5. Die Dokumentation ablegen, falls die ESTV später Fragen stellt

Bei einer Handvoll offener Rechnungen ist das in einer Stunde erledigt. Bei komplexeren Verhältnissen – vielen Debitoren, Anzahlungen, laufenden Projekten – lohnt sich eine kurze fachliche Gegenprüfung.

Typische Fehler

• Nach Gefühl mischen. Wer als vereinbart Registrierte mal Rechnungen, mal Zahlungseingänge deklariert, produziert Differenzen, die bei der Jahresabstimmung auffliegen.
• Debitorenverluste nicht korrigieren. Bei vereinbarter Abrechnung: Zahlt ein Kunde nie, hol dir die MWST über die Entgeltsminderung (Ziffer 235) zurück.
• Anzahlungen falsch einordnen. Vorauszahlungen sind auch bei vereinbarter Abrechnung im Zeitpunkt der Vereinnahmung zu versteuern.
• Vorsteuer-Timing ignorieren. Bei vereinnahmt zählt die Bezahlung der Lieferantenrechnung, nicht ihr Eingang.
• Den Wechsel formlos vollziehen. Ohne Bewilligung der ESTV bleibt die bisherige Abrechnungsart massgebend – auch wenn deine Buchhaltung längst anders läuft.

Kurz gesagt

Vereinbart oder vereinnahmt ist keine Steuerspar-Frage, sondern eine Frage von Timing und Systemlogik. Für kleine Selbständige mit einfacher, zahlungsbasierter Buchhaltung und geduldiger Kundschaft ist die vereinnahmte Abrechnung meist der ruhigere Weg: Die MWST wird erst fällig, wenn das Geld wirklich da ist.

Wenn du das Thema von Grund auf aufrollen willst – Pflicht, Anmeldung, Methodenwahl – findest du alles im Grundlagen-Guide MWST für Selbständige in der Schweiz.

Dieser Guide ist eine Orientierung für typische Selbständige in der Schweiz und keine individuelle Steuerberatung.